Makalah Rapat Bisnis

MAKALAH

KOMUNIKASI BISNIS

“RAPAT BISNIS”

 

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS UPN VETERAN JAWA TIMUR

AKUNTANSI/II

Nama Kelompok : ROCHMAD PRASETYO (1513010040) LENI SRI WIDYASTUTIK (1513010090) BABY NOVIANIS

 

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat Limpahan rahmat dan karunianya sehingga kami dapat menyusun makalah ini dengan baik dan benar, serta tepat pada waktunya. Dalam makalah ini saya akan membahas mengenai “ RAPAT BISNIS “.

Makalah ini telah dibuat dengan bantuan dari berbagai pihak untuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini, termasuk dosen kami.

Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada makalah ini. Oleh karena itu, kami mengundang pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang dapat membantu kami. Kritik dari pembaca sangan kami harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.

Surabaya, 18 Mei 2016

Penyusun

Pengertian Rapat Bisnis.

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.

Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).

Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat stategis serta jumlah persertanya yan cukup banyak, biasa nya rapat bisnis diselenggarakan di hotel.

Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis) apakah didalam atau diluar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor financial (dana) pendukungnya.

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis.

Apa yang membedakan antara Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis (nonbusiness meeting)! Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.

Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis bersifat formal dan tidak formal.

Tujuan Rapat Bisnis.

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:

1. Berbagi informasi

Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab. Contoh: manajer pemasaran menginformasikan kepada peserta rapat bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester lalu.

2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)

Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan datang, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan perusahaan.

3. Evaluasi ide/gagasan

Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.

4. Pengambilan keputusan

Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.

5. Membuat dokumen

Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.

6. Memotivasi pekerja

Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar mereka lebih meningkatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.

Jenis-Jenis Rapat.

Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima jenis, antara lain:

1. Pengarahan (Briefing)

Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan kedepan.

  Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi. Ada perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodic (misalnya, setiap hari senin jam 08:00 hingga jam 09:00 atau setiap hari mulai  jam 08:00 hingga jam 09:00). Namun, ada juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang bersifat incidental. (perusahaan menyelenggarakan kegiatan briefing sesuai dengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin seminggu sekali, dua kali atau bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing. Atau bisa diartikan briefing yang dilakukan secara incidental tersebut waktu nya tidak dapat dipastikan atau tidak menentu.

2. Rapat konsultasi (advisory meeting)

Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.

3. Rapat komite (commite meeting)

Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang terp[enting dalam rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat menerima keputusan bersama tersebut.

4. Rapat dewan (council meeting)

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari consensus bersama diantara mereka. Mengingat bahwa diantara peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah keputusan consensus bersama.

5. Negosiasi (negotiation)

Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala menenah dan besar. Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan menengah pun terjadi proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasar nya dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak.

Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”, rapat dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:

1. Rapat informasional (informational meeting)

Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan sebuah informasi: usahakan informasi tersebut dijelaskan dengan jelas, ringkas, menarik dan tidak bertele-tele.

Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis tersebut dapat berupa: 1.  informasi umum yang bersifat rutin, misalnya: informasi tentang diseiplin kerja, tata cara pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis kiantor (ATK) dan 2.  informasi khusus yang bersifat strategic, misalnya: informasi tentang pengembangan produk baru, rencana akusisi perusahaan lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi perusahaan.

2. Rapat motivasional (motivational meeting)

Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, mengingatkan komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.

3. Rapat partisipatif (participatory meeting)

Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Karena pendengar yang baik dapat memahami cara berfikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapatbisnis yang lain.

Perencanaan Rapat Bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang di kehendaki. Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai dari awal hingga akhir (selesai).

Ada beberapa cirri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:

· Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

· Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.

· Cantumkan siapa saja yang hadir.

· Daftar topic yang akan dibahas.

· Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.

· Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.

· Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapahal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:

1. Undangan.

Undanga rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaiyan rapat bisnis secara mendadak , misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat bisnis tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.

2. Waktu dan tempat.

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan keseluruh peserta rapat. Dalam hal ini waktu menunjukan tanggal, bulan, tahun dan jam berapa rapat bisnis dilaksanakan. Sedangkan mengenai tanggal pelaksanaan nya rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan terinci. Misalnya; tempat pelaksanaan rapat bisnis diruang arjuna wiwaha, lantai 2 hotel permata indah, jalan kusuma bangsa no. 223 telp. (0271)123456 Sukarta 57126.

3. Berapa lama waktu rapat bisnis.

Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08:00 hingga jam 16:00.

4. Pembawa acara.

Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.

5. Ketua panitia penyelenggaraan.

Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misalnya, maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta dan bidang fungsional (misalnya; departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia dan teknologi informasi).

6. Jumlah peserta.

Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang disediakan (bila harus menginap dihotel), dan konsumsi yang harus disediakan bagi para peserta rapat bisnis.

7. Peserta yang diundang.

Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya: Sdr. Muhammad Rifai Hidayat jabatan fungsionalnya sebagai manajer pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho Amirudin sebagai manajer produksi dari dalam perusahaan.

8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda rapat bisnis, namun dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.

9. Narasumber.

Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah nara sumbernya berasal dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi nara sumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnsi tentunya adalah para professional atau para ahli dibidannya.

10. Alokasi waktu untuk narasumber.

Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi Tanya jawab.

11. Waktu istirahat.

Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para peserta untuk menyegarkan kembali energy yang terkuras selama berjam-jam disalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang sear diharapkan dapat membantu memunculkan ide-ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan kedepan.

12. Presensi peserta.

Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya dating lebih awal disbanding dengan peserta rapat bisnis. Dalam hal ini tetugas presensi sudah menyiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun penulisan nama nya.

13. Akomodasi.

Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomosdasi mencangkup kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.

14. Sound system.

Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, patikan semua komponen sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Patikan tata suara dalam ruangan berfungsi dengan sangat baik, tidak ada suara feedback atau gema.

15. Computer portable, LCD projector dan flip charts.

Diera teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan computer portable (laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelanggaraan rapat bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.

16. Fasilitas pendukung lain nya.

Fasilitas pendukung yang sebainya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan tempat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan mushola. Hal ini karna kegiatan rapat bisnis berlangsung cukup lama, maka ketersediaan fasilitas kamar kecil dan musholah akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut.

Pelaksanaan Rapat Bisnis.

Setelah penitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar berjalan dengan lancar dan efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangant ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu:

Panitia Penyelenggara (Organizer)	· Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis. · Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal. · Melakukan registrasi peserta. · Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun. · Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu. · Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan. · Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi) tersedia cukup dan dalam. · Kondisi siap digunakan dengan baik. · Moderator siap memandu rapat bisnis. · Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil. · Siapkan dokumentasi audio-visual. · Dokumentasi hasil rapat bisnis.
Narasumber (presenter)	· Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan. · Perkenalan identitas diri. · Siap melakukan presentasi. · Manfaatkan media audio-visual. · Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta · Penampilannya menarik dan menyenangkan.
Peserta (participants)	· Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta. · Berpakaian rapih dan sopan. · Mamakai kartu identitas peserta. · Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat. · Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif. · Menjaga kelancaran, ketenangan dan keterampilan selama rapat berlangsung. · Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain. · Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang di tuju. · Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disediakan.

   Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:

1. Gaya persegi empat (Boardroom style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas.

2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)

Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat.

3. Gaya ruang kelas (classroom style)

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.

4. Gaya melingkar (circular style)

Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluar interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative sedikit.

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain,

1. Gaya chevron (chevron style)

tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memuaskan perhatian atau focus pada pembicara yang berada didepan. Susunan tempat duduk pada gaya ini berbentuk huruf “V”.

2.  Gaya modifikasi (modified style)

Tempat duduk dengan gaya seperti ini sama dengan gaya chevron, hanya perbedaannya menempatkan barisan tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan, secara umum tampilannya masih berbentuk huruf “V”.

3. Gaya setengah melingkar (semi-circular style)

Tempat duduk seperti ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.

4. Gaya kelompok (cluster style)

Tempat duduk seperti ini biasanya disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk dikursi yang telah disusun secara melingkar.
Tindak Lanjut Rapat Bisnis.

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama, semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para nara sumber, catatan hasil diskusi Tanya-jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.

Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu menindaklanjuti apapun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumentasi penting yang harus ditindak lanjuti dikemudian hari.

Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.

Daftar Pustaka

1. Buku Komunikasi Bisnis (Djoko Purwanto:bab18,hal:320)

2. http://www.artikelrapatbisnis.com

3. http://www.rapatbisnis.com/2013/10/jenis-jenisrapatbisnis.html